2. ¿Por qué es importante un certificado en Salud Ocupacional y Seguridad OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001 es un estándar en salud ocupacional y seguridad que permite a una organización:

a) Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en salud ocupacional y seguridad,
b) Asegurar por si misma su conformidad con la política establecida en salud ocupacional y seguridad,
c) Demostrar la conformidad a otros,
d) Buscar la certificación/registro de su sistema de gestión en Salud Ocupacional y Seguridad por parte de una organización externa.

Ejemplo:
El certificado de salud ocupacional y seguridad con un ente certificador acreditado demuestra a los clientes, proveedores, entes reguladores, empleados, sindicatos, comunidad y otros interesados la voluntad e involucramiento por parte de la organización en el mejoramiento del desempeño en salud ocupacional y seguridad para con sus empleados y otros actores y aspectos relacionados con el negocio, al mismo tiempo que permite controlar todos los aspectos en salud ocupacional y seguridad, y mejorar su desempeño.

3. ¿Con quien puedo certificar mi Sistema de Gestión en Salud Ocupacional y Seguridad?

Con aquellos entes acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, con empresas certificadoras a nivel internacional acreditadas para entregar una certificación por algún organismo acreditador reconocido.
A continuación se mencionan algunos criterios que Ud. debe considerar al momento de elegir una compañía certificadora.
• Es importante que la compañía certificadora esté reconocida y aceptada en los países donde Ud. planea realizar negocios.
• Es importante que Ud. conozca cuántas y cuáles empresas nacionales y extranjeras ha certificado.
• Es importante que Ud. conozca si posee representación mundial/local (ej.: multinacional).
• Se recomienda seleccionar compañías certificadoras que no ejerzan la dupla Implementador - Certificador. Deben ser certificadores o implementadores.
• ¿Cuenta Ud. con referencias de empresas ya certificadas por la compañía certificadora seleccionada?

Ejemplo:
a) Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC (Organismo Normalizador de Colombia),
b) Consejo Colombiano de Seguridad – CCS (reconocido por su trayectoria en el tema de salud ocupacional y seguridad)
c) BvQi Colombia
d) SGS Colombia

4. ¿Debe una empresa cumplir con la legislación en salud y seguridad para certificarse?

Para que una organización pueda obtener una certificación en salud y seguridad OHSAS 18001 es necesario que cumpla con la legislación vigente aplicable en salud ocupacional y seguridad del país. En todos los países existe una legislación en salud ocupacional y seguridad, en unos más avanzada y/o exigente que en otros, en el numeral 4.2 Política de S & SO se exige que la política incluya un compromiso para cumplir con la legislación vigente aplicable en S & SO y otros requisitos que haya suscrito la organización, en el numeral 4.3.2 Requisitos legales y otros nos exigen un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de S & SO, tanto legales como de otra índole, y el numeral 4.5.1 nos exige una medición del cumplimiento con la legislación aplicable. La OHSAS 18001 es una norma voluntaria, sin embargo, es requisito indispensable para que un ente certificador acreditado certifique la gestión en salud ocupacional y seguridad, el cumplimiento de la misma.

Ejemplo:
La compañía no tiene un Comité Paritario de Seguridad y Salud Ocupacional elegido como lo exige la Ley para el tamaño de la organización, en cuanto al número de integrantes. Al implementar el Sistema de Gestión en Salud Ocupacional y Seguridad OHSAS 18001 se debe identificar este incumplimiento y ajustar la elección y funcionamiento del mismo como lo exige la Ley, específicamente en cuanto a los incumplimientos, en este caso, el número de integrantes del COPASO.

5. ¿Cuáles son los beneficios que obtengo al certificar mi organización en OHSAS 18001?

a) Permite incorporar la Salud Ocupacional y Seguridad S & SO al sistema gerencial y trabajar en igualdad de condiciones que las demás empresas certificadas,
b) evaluaciones estándar a los proveedores y contratistas en sus requisitos de salud ocupacional y seguridad en relaciones de negocio con la organización,
c) Incorporación de herramientas de autodeterminación y autoevaluación con la norma y la legislación,
d) Cumplimiento de las exigencias de Ley en relación a los aspectos de salud ocupacional y seguridad,
e) Mejora la imagen y la competitividad de la organización,
f) El hecho de tener un certificado permite un mayor poder de negociación con aseguradoras,
g) La certificación da posición privilegiada ante autoridades,
h) El Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad permite identificar fortalezas y debilidades de la organización.

Ejemplo:
Ahorro de costos por una mejor gestión en la salud ocupacional y seguridad, disminución de incidentes, accidentes y enfermedades, mejoramiento en la motivación de personal, evitar multas por incumplimiento de la legislación, disminución del ausentismo laboral, consecución de nuevos clientes y negocios por una buena gestión.

6. ¿Cuál es el proceso para la certificación en OHSAS 18001?

Etapa 1. Implementación de políticas, acciones y otras, que lleven a la organización a cumplir con los requisitos exigidos para obtener la certificación. La implementación consta de los siguientes pasos:

a) Planificación
b) Implementación y operación
c) Verificación y acción correctiva
d) Revisión por la dirección

Etapa 2. Certificación: proceso a través del cual se asegura que la empresa cumple con lo exigido y se otroga el certificado. Consta de los siguientes pasos:

a) Auditoría de verificación
b) Estudio de documentación
c) Auditoría de campo
d) Auditoría de certificación
e) Registro de certificación
f) Auditoría de seguimiento

Ejemplo:
Para una organización que inicia el proceso por primera vez y no tiene implementado y certificado ningún otro estándar la etapa 1 puede durar entre 6 y 18 meses dependiendo del tipo y tamaño de la organización y el cumplimiento de la legislación, la etapa 2 puede durar entre 1 a 3 meses. Para una compañía que tiene implementado y/o certificado un estándar la etapa 1 puede durar entre 6 y 12 meses y la etapa 2 entre 1 y 2 meses.

7. ¿Debe una organización tener una persona dedicada exclusivamente a salud ocupacional y seguridad con especialización en salud ocupacional y seguridad para certificarse en OHSAS 18001?

No es requisito indispensable para certificarse. La norma en el numeral 4.4.1 de responsabilidad y autoridad exige que se designe un integrante de alto nivel gerencial, no se dan lineamientos sobre la competencia de esta persona.

Ejemplo:
Se recomienda que la persona responsable de salud ocupacional y seguridad sea una persona experta en el tema, sin embargo, la estructura y responsabilidad en una compañía depende de su tipo, tamaño y cultura organizacional. En una organización grande el designado de la gerencia puede ser un consejo o un miembro del comité ejecutivo, así mismo en una compañía pequeña la empresa puede mantener su estructura actual y designar una persona del área administrativa o de recursos humanos. En otras compañías se puede requerir tener una persona experta dedicada al tema, y con un equipo de trabajo que puede variar entre: médico, enfermero, brigadistas u otros. En la legislación colombiana no se exige a las empresas que tengan en su nómina a un especialista de salud ocupacional y seguridad.

8. ¿Si ya tengo certificado un sistema de gestión en ISO 9001 puedo utilizar los procedimientos implementados en la gestión del medio ambiente?

Existen elementos comunes en las normas de sistemas de gestión, la función organizacional es una sola, para ser más productivos la organización puede utilizar los estándares que tenga implementados y son comunes para la gestión del medio ambiente, así mismo, esta norma fue diseñada para ser compatible con ISO 9001 de gestión de calidad.

Ejemplo:
Algunos temas como el control de los documentos, control de los registros, los recursos humanos, las acciones correctivas y preventivas, las auditorías, la revisión por la dirección pueden integrase para ser desarrollados con los mismos estándares y en lo posible al mismo tiempo.

9. ¿Debo involucrar a los proveedores y contratistas en el Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad para obtener una certificación en OHSAS 18001?

En el numeral 4.4.6 Control operacional la norma exige que la organización comunique los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas. El involucramiento de los proveedores y contratistas en el Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad depende del involucramiento que tengan los mismos en el negocio de la organización.

Ejemplo:
Para una organización cuyas operaciones dependen exclusivamente de personal subcontratado, deberá tener unos estándares que involucren directamente a sus contratistas o proveedores, y el control que ejerza la organización sobre los terceros debe asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma para obtener una certificación de OHSAS 18001. El control de la organización sobre los contratistas o proveedores parte de cumplimiento de la legislación en salud ocupacional y seguridad y continua con el cumplimiento de los estándares para el trabajo seguro en sus actividades relacionadas con las operaciones contratadas.

10. ¿Es el certificado OHSAS 18001 obligatorio?

No. El certificado OHSAS 18001 en salud ocupacional y seguridad es una certificación voluntaria para aquellas empresas que desean mejorar su gestión y desempeño en salud ocupacional y seguridad. En Colombia el Ministerio de Protección social se encarga de asegurar que se cumplan con la legislación laboral y de riesgos profesionales vigentes, la norma es una herramienta que ayuda y facilita a la organización su gestión en salud ocupacional y seguridad.

Ejemplo:
En Colombia algunos sectores de negocio como el petrolero han hecho obligatorio el cumplimiento de la legislación en salud y seguridad como medio para permanecer en el mercado, cada vez más se hacen exigencias en torno al cumplimiento de las disposiciones de salud ocupacional y seguridad mínimas y se están dirigiendo en algunos casos al cumplimiento de los requisitos de la norma OHSAS 18001 y su certificación para los proveedores y contratistas del sector de hidrocarburos.