2. ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad?

La norma ISO 14001 es un estándar en gestión medio ambiental que permite a una organización:
a) Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA).
b) Garantizar, por sí misma, su conformidad con la política ambiental establecida.
c) Demostrar tal conformidad a otros.
d) Buscar certificación/registro de su Sistema de Administración Ambiental por parte de una organización externa.
e) Hacer una autodeterminación y autodeclaración de conformidad con la norma.

Ejemplo:
Ya que un SGC es un conjunto de elementos mutuamente interrelacionados pero cada uno con una función específica y todos propendiendo hacia un fin común, podríamos decir como ejemplo que esos elementos están conformados por procesos, Procedimientos, Recursos y la Estructura Organizacional ( necesarios para llevar a
cabo la gestión de la calidad ).

El certificado de gestión ambiental con un ente certificador acreditado da confianza y demuestra a las partes interesadas como los clientes, proveedores, entes reguladores, comunidad y otros interesados la voluntad e involucramiento por parte de la organización en el mejoramiento del desempeño en la gestión ambiental y aspectos relacionados con las operaciones del negocio.

3. ¿Con quien puedo certificar mi Sistema de Gestión de Medio Ambiente ISO 14001?

Con aquellos organismos de certificación acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio. A continuación se mencionan algunos criterios que Ud. debe considerar al momento de elegir una compañía certificadora. a) Es importante que la compañía certificadora esté reconocida y aceptada en los países donde Ud. planea realizar negocios. b) Es importante que Ud. conozca cuántas y cuáles empresas nacionales y extranjeras ha certificado. c) Es importante que Ud. conozca si posee representación mundial/local (ej.: multinacional). d) Se recomienda seleccionar compañías certificadoras que no ejerzan la dupla Implementador - Certificador. Deben ser certificadores o implementadores. e) ¿Cuenta Ud. con referencias de empresas ya certificadas por la compañía certificadora seleccionada? Ejemplo: Entidades acreditadas: a) Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC (Organismo Normalizador de Colombia), b) BvQi Colombia c) SGS Colombia

4. ¿Debe una empresa cumplir con la legislación en medio ambiente para certificarse?

Para que una organización pueda obtener una certificación en gestión ambiental ISO 14001 es necesario que cumpla con la legislación vigente aplicable en medio ambiente del país. En todos los países existe una legislación en medio ambiente, en unos más avanzada y/o exigente que en otros, en los numerales de Política de Medio Ambiente, Requisitos legales y Monitoreo y Medición se exige un compromiso y un cumplimiento de todos los aspectos de la legislación ambiental aplicables al negocio. La ISO 14001 es una norma voluntaria, sin embargo, es requisito indispensable para que un ente certificador acreditado certifique la gestión en medio ambiente, el cumplimiento de la misma.

Ejemplo:
La compañía no tiene los permisos de utilización de los recursos naturales, específicamente maderas. Al implementar el Sistema de Gestión en medio ambiente ISO 14001 se debe identificar este incumplimiento y ajustar la consecución de los permisos como lo exige la Ley, específicamente en cuanto a los incumplimientos, en este caso, la utilización del recurso madera, antes de presentarse a una auditoría de certificación.

5. ¿Cuáles son los beneficios que obtengo al certificar mi organización en ISO 14001?

a) Aumento de la Aceptación del Público por la generación de confianza,
b) Minimizar perturbaciones por incidentes ambientales al interior de la organización,
c) Reducción de costos por optimización de procesos con visión ambiental,
d) Se mantiene el valor de la organización en el mercado de capitales,
e) Ante los clientes se presenta una imagen positiva, esto conduce a ventas a largo plazo, nuevos mercados,
f) Ante las aseguradoras se consiguen primas más reducidas, un menor riesgo de responsabilidad civil, y se aseguran los riesgos ambientales,
g) Permite incorporar el medio ambiente al sistema gerencial y trabajar en igualdad de condiciones que las demás empresas certificadas,
h) Cumplimiento de las exigencias de Ley en relación a los aspectos de medio ambiente,
i) La certificación da posición privilegiada ante autoridades, anticipa confianza, acorta trámites, y permite un mejoramiento de las relaciones con la autoridad ambiental (DAMA; Minambiente).
j) El Sistema de Gestión de Medio Ambiente permite la apertura de Mercados por la certificación ambiental.

Ejemplo:
Ahorro de costos por una mejor gestión en medio ambiente, disminución de incidentes y accidentes ambientales, mejoramiento en la motivación de personal, evitar multas por incumplimiento de la legislación, ahorros en utilización de recursos como agua y energía eléctrica, materias primas, consecución de nuevos clientes y negocios por una buena gestión.

6. ¿Cuál es el proceso para la certificación en ISO 14001?

Etapa 1. Implementación de políticas, acciones y otras, que lleven a la organización a cumplir con los requisitos exigidos para obtener la certificación. La implementación consta de los siguientes pasos:

1. Planificación
2. Implementación y operación
3. Verificación y acción correctiva
4. Revisión por la dirección

Etapa 2. Certificación: proceso a través del cual se asegura que la empresa cumple con lo exigido y se otorga el certificado. Consta de los siguientes pasos:

1. Auditoría de verificación
2. Estudio de documentación
3. Auditoría de campo
4. Auditoría de certificación
5. Registro de certificación
6. Auditoría de seguimiento

Ejemplo:
Para una organización que inicia el proceso por primera vez y no tiene implementado y certificado ningún otro estándar la etapa 1 puede durar entre 8 y 20 meses dependiendo del tipo y tamaño de la organización y el cumplimiento de la legislación, la etapa 2 puede durar entre 1 a 3 meses. Para una compañía que tiene implementado y/o certificado un estándar la etapa 1 puede durar entre 8 y 18 meses y la etapa 2 entre 1 y 2 meses.

7. ¿Debe una organización tener una persona dedicada exclusivamente a medio ambiente con especialización en gestión ambiental para certificarse en ISO 14001?

En el numeral 4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y competencia se exige que el personal que desarrolle actividades con relación a medio ambiente debe ser competente. La competencia se puede definir con respecto a criterios de educación, formación y experiencia, no es necesaria una persona con especialización.

Ejemplo:
Se recomienda que la persona responsable de medio ambiente sea una persona experta en el tema, sin embargo, la estructura y responsabilidad en una compañía depende de su tipo, tamaño y cultura organizacional. En una organización grande el designado de la gerencia puede ser un miembro del comité ejecutivo, así mismo en una compañía pequeña la empresa puede mantener su estructura actual y designar una persona del área operativa. En otras compañías se puede requerir tener una persona experta dedicada al tema, y con un equipo de trabajo. La persona designada o los responsables de las actividades de gestión del medio ambiente deben tener una competencia necesaria para desarrollar las actividades relacionadas con la gestión medio ambiental.

8. ¿Si ya tengo certificado un sistema de gestión en ISO 9001 puedo utilizar los procedimientos implementados en la gestión del medio ambiente?

Existen elementos comunes en las normas de sistemas de gestión, la función organizacional es una sola, para ser más productivos la organización puede utilizar los estándares que tenga implementados y son comunes para la gestión del medio ambiente, así mismo, esta norma fue diseñada para ser compatible con ISO 9001 de gestión de calidad.

Ejemplo:
Algunos temas como el control de los documentos, control de los registros, los recursos humanos, las acciones correctivas y preventivas, las auditorías, la revisión por la dirección pueden integrase para ser desarrollados con los mismos estándares y en lo posible al mismo tiempo.

9. ¿Debo involucrar a los proveedores en el Sistema de Gestión de Medio Ambiente para obtener una certificación en ISO 14001?

En el numeral 4.4.6 Control operacional la norma exige que la organización estipule criterios operativos y tenga en cuenta los aspectos ambientales de sus proveedores. El involucramiento de los proveedores en el Sistema de Gestión de Medio Ambiente depende del involucramiento que tengan los mismos en el negocio de la organización.

Ejemplo:
Para una organización cuyas operaciones dependen exclusivamente de proveedores, deberá tener unos estándares que involucren directamente a sus proveedores, y el control que ejerza la organización sobre los terceros debe asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma para obtener una certificación de ISO 14001. El control de la organización sobre los proveedores parte del cumplimiento de la legislación en medio ambiente y continua con el cumplimiento de los estándares para los aspectos que impactan en el medio ambiente en sus actividades relacionadas con las operaciones contratadas, entre otros están: gestión de residuos, gestión de sustancias peligrosas, manejo de sustancias peligrosas para el agua, mantenimiento de la pureza del aire, gestión de las aguas, y compras.

10. ¿Es el certificado ISO 14001 obligatorio?

No. El certificado ISO 14001 para la administración ambiental es una certificación voluntaria para aquellas empresas que desean mejorar su gestión y desempeño en las actividades que impactan en el medio ambiente. En Colombia el Ministerio del Medio ambiente se encarga de asegurar que se cumplan con la legislación en medio ambiente vigentes, la norma es una herramienta que ayuda y facilita a la organización su gestión medio ambiental.

Ejemplo:
En Colombia algunos sectores de negocio como el petrolero han hecho obligatorio el cumplimiento de la legislación en medio ambiente como medio para permanecer en el mercado, cada vez más se hacen exigencias en torno al cumplimiento de las disposiciones medio ambientales y se están dirigiendo en algunos casos al cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001 y su certificación para los proveedores y contratistas del sector de hidrocarburos. La ISO 14001 conduce a reducir el riesgo de responsabilidad civil de la dirección, a cumplir la Legislación sobre residuos, a minimizar las Culpas de la organización por incidentes ambientales, a reducir el Riesgo para asegurar la responsabilidad civil ambiental.