1. ¿Qué es y para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad se define como el proceso de recopilar, analizar, clasificar, medir, registrar y comunicar los hechos económicos (transacciones mercantiles) y los hechos sociales de un determinado ente económico (negocio – empresa).

La contabilidad sirve para mantener información al día que permita controlar el negocio, proyectarlo en el tiempo y tomar alternativas de cambio cuando los resultados son diferentes a los planeados.

2. ¿Qué es un comerciante?

La definición de comerciante conlleva el análisis de algunas afirmaciones presentadas en el código de comercio a saber:
• Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
• La calidad de comerciante se adquiere aunque las actividades mercantiles se ejecuten a través de terceros.
• La ejecución de actos mercantiles en forma ocasional o transitoria no da la calidad de comerciante, pero dichos actos están sujetos a la legislación en materia comercial en la realización de los mencionados actos.

Se presume que una persona es comerciante cuando:
Cuando se halle inscrito en el registro mercantil
a) Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto
b) Cuando se anuncie al público como comerciante.

La ley comercial considera como actos mercantiles:

La adquisición de bienes a título oneroso con destino a su enajenación y la enajenación de los mismos.
• La adquisición de bienes muebles a título oneroso con destino a arrendarlos, el arrendamiento de los mismos, y el subarriendo.
• La adquisición y enajenación de establecimientos de comercio a título oneroso la prenda, el arrendamiento, la administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
• La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de sociedades, la negociación a título onerosos de las partes cuotas o acciones de la sociedad.
• El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores así como la compraventa o permita de los mismos.
• Operaciones bancarias, financieras, de almacenamiento, operaciones de bolsa y de martillo.
• El corretaje, las agencias de negocios, y la representación de firmas nacionales y extranjeras.
• La prestación o explotación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
• La actividad aseguradora.
• Las empresas de transporte de personas o de cosas por cualesquier medio.
• La producción, fabricación, transformación manufactura y circulación de bienes.
• Los espectáculos públicos y el expendio de toda clase de bienes.
• La edición, litografía, o fotografía informativa o publicitaria y demás actividades destinadas a la prestación de servicios.
• Las construcciones, montajes, reparaciones, instalaciones u ornamentaciones.
• Las actividades de aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos naturales.
• La promoción de negocios, compraventa, administración, custodia, o circulación de toda clase de bienes.
• La construcción, montaje, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte en sus diferentes modalidades.

La ley considera como actos no mercantiles:

• La adquisición de bienes para consumo doméstico, para el uso del adquirente y la enajenación de sobrantes.
• La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de las mismas por parte del autor.
• La adquisición de bienes hechas por funcionarios o empleados con destino al servicio público.
• La enajenación de productos frutales, cosechas o ganados que hagan directamente los agricultores o ganaderos en su estado natural o la transformación de tales frutos o ganados que efectúen los agricultores o ganaderos siempre y cuando esta transformación no constituya empresa.
• La prestación de servicios inherentes al desarrollo de profesiones liberales.

3. ¿Cuáles son las obligaciones de los comerciantes de acuerdo con la legislación comercial?

Son obligaciones de los comerciantes:

• Matricularse en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio.
• Inscribir en el registro mercantil los actos, libros y documentos previstos por la ley.
• Llevar la contabilidad de su negocio conforme a las normas y principios de contabilidad legalmente establecidos en • Los decretos 2649 y 2650 de 1993.
• Conservar la correspondencia, libros y soportes de sus operaciones.
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

4. ¿Cuáles son los principales registros que debe hacer el comerciante al iniciar su actividad comercial?

• Registro único empresarial ante la cámara de comercio.
• RUE: hoy lo asigna la Cámara de Comercio.
• Registro de los libros de contabilidad.
• Registro ante la Secretaría de Hacienda Municipal o Distrital de los municipios donde vaya a establecer sus locales.
• Patente de sanidad expedida por el servicio de salud pública.
• Certificado concepto de bomberos.
• Paz y salvo SAYCO ASIMPRO.
• Cuando la naturaleza del negocio lo requiera, certificado de planeación municipal o licencia de construcción.
• De acuerdo con el tipo de productos licencia de INVIMA, MINAGRICULTURA, INDUMIL, ESTUPEFACIENTES, entre otros.

5. ¿Qué es el registro único empresarial?

Antes se conocía como registro mercantil, hoy las Cámaras de comercio han establecido un formulario único para comerciantes, y consiste en la inscripción que todo comerciante por prescripción legal debe hacer y renovar anualmente. El registro único empresarial es público y tiene por objeto llevar la matricula de los comerciantes, la inscripción de los actos libros y documentos establecidos por la ley.

6. ¿Quiénes están obligados a llevar libros de contabilidad?

Están obligados a llevar libros de contabilidad:

• Los comerciantes – personas naturales.
• Las personas jurídicas comerciantes y no comerciantes

7. ¿Cómo se clasifican las empresas?

Los empresas se clasifican en la siguiente forma:

a) Por su actividad:
• Industriales
• Comerciales
• De servicios
• De extracción o extractivas

b) Por su tamaño:
• Pequeña empresa
• Mediana empresa
• Gran empresa

c) Por el origen del capital invertido:
• Pública
• Privada
• Mixta

d) Por el número de propietarios
• Empresa individual
• Empresa unipersonal
• Sociedad

8. ¿Cuál es la relación Contabilidad - Empresa?

La contabilidad surge como una respuesta a las necesidades de información de la empresa, que le permite a esta ejercer el control de sus operaciones, la proyección del negocio, cumplir con el ordenamiento legal, rendir cuentas a los dueños a terceros y al Estado.

9.¿Cuál es la relación Contabilidad - Finanzas?

La contabilidad permite al comerciante, al inversionista y a los terceros, establecer la posición financiera del negocio: sus niveles de liquidez, rentabilidad y endeudamiento para efectos de tomar decisiones de inversión, financiación, crédito y alianzas estratégicas.

10. ¿Cuál es la relación Contabilidad - Impuestos?

La contabilidad es la fuente de información para establecer las bases gravables de la obligación tributaria. La administración de impuesto podrá ejercer una inspección contable para constatar el establecimiento no sólo de las bases gravables sino también para verificar la existencia de saldos a favor, de obligaciones tributarias y de retenciones.

11.¿Cuáles son las características de la contabilidad comercial?

La información contable deberá ser:
• Comprensible: clara y fácil de entender.
• Útil pertinente y confiable, base para la toma de decisiones.
• Oportuna.
• Confiable, preparada sobre bases uniformes.
• Verificable.
• Representativa de los hechos económicos.

12. ¿Qué se entiende por libros y papeles de comercio?

Los libros son el registro que permite resumir las operaciones y hechos económicos del comerciante y es allí donde se originan los Estados Financieros, mientras que los papeles de comercio tienen relación con la correspondencia, los soportes de los hechos económicos y demás documentos que permitan evidenciar los actos de los comerciantes.

13. ¿Cuáles son los libros de contabilidad y para que se usan?

Los libros de contabilidad son:

• Libros principales: son llamados también libros mayores de uso obligatorio para el comerciante y deben estar registrados ante la cámara de comercio. Ellos son:
- Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
- Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
- Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
• Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
• Otros libros a registrar: libros de actas de asamblea General de socios o de accionistas, Junta Directiva o Junta de Socios, libro de registro de socios o accionistas.

14. ¿Dónde y cuándo se registran los libros de contabilidad?

Los libros de contabilidad del comerciante se registran ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del comerciante, una vez obtenga el registro único empresarial.

Los libros a registrar deben estar en blanco debidamente foliados en número consecutivo. Cuando se agotan las hojas disponibles, cuando se pierdan o dañen los libros, deberán registrarse los nuevos libros previo cumplimiento de las siguientes exigencias:

• Certificación expedida por el contador público o Revisor Fiscal donde conste que las hojas están agotadas.
• En caso de pérdida o destrucción deberá anexarse la correspondiente copia autentica del denuncio correspondiente.
• Las formas continuas o las hojas removibles deberán llevar el sello de seguridad correspondiente.

15. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta al registrar los libros?

Es importante recordar que los libros deben registrarse en blanco. Si se elaboran asientos antes del registro, éstos no sirven como medio de prueba. El registro mercantil es el primer elemento que categoriza los libros de contabilidad como medio de prueba.

16. ¿Cuáles son las prohibiciones legales en el uso de los libros?

Se prohíbe en los libros de contabilidad

• Alterar el orden cronológico de los asientos.
• Dejar espacios en blanco que faciliten interlineaciones o adiciones en texto de asientos.
• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos, cualquier error se corrige con un nuevo asiento.
• Hacer borrones tachones o enmendaduras.
• Arrancar hojas, mutilarlas, o alterar su orden

17. ¿Por cuánto tiempo deben mantenerse los libros y papeles de comercio?

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de accionistas o de socios, los comprobantes, los soportes y la correspondencia, como parte integral de la contabilidad.

Salvo disposiciones especiales, los documentos citados en el párrafo anterior pueden ser destruidos después de veinte (20) años contados a partir del cierre de los mismos o de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

No obstante cuando se demuestre su reproducción por cualquier medio técnico, el plazo puede reducirse a diez (10) años.

Los liquidadores de las sociedades comerciales deberán conservar los libros y papeles de comercio por cinco (5) años contados desde la fecha de aprobación de la cuenta final de liquidación.

18. ¿Ante qué autoridades se deben exhibir los libros y papeles de comercio?

Los libros y papeles de comercio no podrán examinarse sino por sus propietarios y por personas autorizadas para los fines establecidos en la constitución y la ley o por razones de inspección vigilancia o auditoría previa orden de autoridad competente.

19.¿Dónde se guardan y exhiben los libros de contabilidad?

El examen de los libros se realiza en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del comerciante, en presencia de este o de su representante, Si el examen de los libros tiene por objeto establecer los activos y obligaciones derivadas de un establecimiento de comercio específico, la revisión se hará en el citado establecimiento.

20. ¿Qué ocurre cuando no se tienen los libros o no se entregan para su examen?

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la contraparte se proponga probar, salvo que aparezca probada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

21. ¿Qué debe hacer el comerciante cuando se le pierden los libros?

El ente económico deberá denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de los libros de contabilidad y papeles de comercio.

Los registros contables deberán reconstruirse dentro de los seis meses a su pérdida extravío o destrucción tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, los informes de terceros y demás documentos pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad el ente económico deberá hacer un inventario general a la ocurrencia de los hechos para elaborar los estados financieros.

Los soportes y documentos se pueden reemplazar a través de copias de los mismos que reposen en poder de terceros, dejando nota de tal circunstancia e indicando el motivo de la reposición.

22.¿Cómo se clasifican las sociedades comerciales?

Las sociedades comerciales se clasifican de la siguiente forma:

• Sociedades de personas.
• Sociedades de capital
• Sociedades mixtas
• Sociedades sin ánimo de lucro