1. ¿Qué es control interno?

Muchas son las definiciones que en materia de control interno se han contemplado, en los renglones siguientes se formula una definici ón aplicable a las mipymes:

Control interno es el conjunto de mecanismos (elementos, componentes, acciones de la gerencia, dispositivos físicos y lógicos), implementados por la administración en los diferentes niveles organizacionales con el fin de propiciar una seguridad razonable en las eficiencia y eficacia de las operaciones, en la calidad de la información, y el cumplimiento del ordenamiento legal.

2. ¿Cuáles son los objetivos del control interno?

Son objetivos del control interno:
• Contribuir a la eficiencia y eficacia de las operaciones empresariales.
• Proporcionar mecanismos tendientes a asegurara la calidad, oportunidad, organización uso y comprensión de la información base para toma de decisiones.
• Establecer y facilitar mecanismos que contribuyan al cumplimiento del entorno legal.

3. ¿Cuáles son las características del sistema de control interno?

Las características del control interno son:
• Es dinámico, debe responder a los cambios del entorno mediante reacondicionamiento de sus estructuras a las nuevas necesidades del mercado y del entorno cambiante.
• Es parte de la cultura corporativa, demanda interacción con todos los roles de la organización.
• Opera en forma diferente en cada organización, dependiendo del tamaño, la estructura, el sector económico, el mercado objetivo, la cultura corporativa, el objeto social, el medio socio cultural entre otras.
• Su estructura deberá ser sencilla, ágil y no debe constituirse en un peaje para el desarrollo de las operaciones económicas.
• Debe operar en todos los niveles de la organización.
• Debe ser conocido, documentado, y debe hacer parte de los compromisos del equipo de trabajo.
• Debe estar liderado por la dirección de la empresa.
• La efectividad del control interno se mide por su presencia y agilidad frente a los riesgos potenciales del negocio.
• Es propio de las personas, son ellas lasque deciden su aplicación o su omisión.

4. ¿Por qué deben las pequeñas empresas implementar sistemas de control interno?

La pequeña empresa requiere implementar sistemas de control interno con el fin de propiciar una seguridad razonable en la efectividad de sus planes y programas, proteger sus bienes y derechos, cumplir con el entorno legal y lograr un mejor resultado en sus operaciones: El control es la medicina preventiva de la empresa; no le asegura el cumplimiento de los objetivos pero contribuye altamente a su logro.

6. ¿Cuáles son las limitaciones del control interno?

Las limitaciones del control interno, son aquellos eventos que dificultan o entorpecen la efectividad de los diferentes procesos o mecanismos que hacen parte del sistema mismo, entre ellas redestacan las siguientes:
• El abuso de autoridad
• La ausencia de código de valores en la cultura corporativa
• La competencia profesional del colaborador para aplicarlo
• El error humano
• La colusión de los procesos
• La relación costo beneficio (convivir con el riesgo)
• El control interno coadyuva, propicia, seguridad razonable, no seguridad absoluta
• Fallas en la interpretación y aplicación de los elementos
• Fisuras en la comunicación
• Desactualización frente al cambio.

7. ¿Cuáles son los elementos del control interno?

En la clasificación de los elementos aquí propuestos a nivel general se sigue un agrupamiento inmerso en las fases del proceso administrativo, esto implica que cada empresa define los elementos a aplicar en función de su actividad, tamaño e interés. La clasificación propuesta de elementos de control es la siguiente:

a. Elementos de Control interno inmersos en la fase de planeación.• Carta estratégica (norte: misión visión, objetivos, principios, valores, filosofía)
• Cultura corporativa
• Planes
• Programas
• Presupuestos

b. Elementos de Control interno inmersos en la fase de organización
• Procesos y procedimientos sencillos, ágiles y documentados
• Organización clara y definida
• Perfiles y competencias preestablecidos por cargo
• Funciones y responsabilidades
• Normas claras, aplicables y conocidas
• Políticas documentadas
c. Elementos de Control interno inmersos en la fase de dirección
• Esquemas de motivación, entrenamiento, empoderamiento y acompañamiento.
• Mecanismos de evaluación del desempeño
• Sistemas de inducción a la empresa y al cargo
• Códigos de comunicación claros y precisos
d. Elementos de Control interno inmersos en la fase de ejecución
• Indicadores de gestión y resultados
• Cuadros de mando integral
• Sistemas de información contable, estadística y de mercadeo.
• Sistemas de evaluación y retroalimentación
• Seguridades físicas y lógicas
• Esquemas de autocontrol y auto evaluación de resultados.

8. ¿Cuáles son los componentes de control interno?

Los componentes de control interno son:

• Ambiente de control: hace referencia a la conciencia de control que cada colaborador tenga frente a los procesos y funciones de su competencia, A su vez este componente conlleva una serie de factores que permiten su interacción con el proceso administrativo como son: integridad, valores éticos, competencias laborales, y filosofía de la dirección.

• Valoración de Riesgos: toda actividad, todo negocio conlleva un determinado nivel de riesgos, que es necesario identificar para convivir con ellos, contrarrestarlos y hasta enfrentarlos en un momento determinado.

• Información y comunicación: El las últimas décadas, la información se ha constituido en un medio de producción que permite a las organizaciones agilizar la toma de decisiones, la atención y el servicio al cliente y a incrementar la competitividad de las empresas. En atención a lo anterior, los esquemas de información y comunicación deben hacer posible la emisión de reportes útiles en el control de las operaciones y en las decisiones de la gerencia, al igual que deben establecerse los canales de comunicación claros y expeditos que permitan conocer oportunamente las decisiones que atañen a cada puesto de trabajo.

• Actividades de control: son políticas, procedimientos y directrices que ayudan a lograr la ejecución de los planes y programas dentro de los términos previstos y con el uso óptimo de los recursos. Las actividades de control se dan a lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y funciones; incluyen un rango de acciones diversas como la comprobación, aprobación, conciliación, autorización, verificación, segregación de funciones, revisión de desempeño y medidas de seguridad de los activos

• Monitoreo: Este componente puede catalogarse como el control y el autocontrol de los controles, pues corresponde a la evaluación periódica que debe hacerse a los sistemas recontrol, en procura su actualización permanente y su permeabilidad a los cambios del entorno

9. ¿Qué puede hacer el control interno?

El control interno debe estar en capacidad de:
• Ayudar a conseguir las metas de desempeño, rentabilidad, eficiencia y eficacia
• Prevenir las pérdidas de los activos
• Ayudar al mantenimiento de políticas y procedimientos sanos, inteligentes y útiles en la conducción del negocio
• Advertir las señales de peligro en los procesos y en las operaciones.

10. ¿Qué no puede hacer el control interno?

El control interno proporciona elementos básicos para ayudar a un efectivo desempeño de las operaciones, pero su contribución no puede ser efectiva si no existe voluntad de las personas para aplicarlo; en este orden de ideas el control interno no puede:
• Asegurar el éxito de la entidad
• Asegurar la supervivencia del negocio
• No es la panacea
• No sustituye los esquemas directivos ni organizacionales
• No es camisa de fuerza.

11. ¿Qué relación existe entre control interno y proceso administrativo?

El sistema de control interno opera como eje transversal en las diferentes fases del proceso administrativo, interactuando en forma coordinada en los siguientes aspectos:
• Determinación de factores de ambiente de control coherentes con la carta estratégica.
• Identificación y análisis de riesgos
• Dirección de las actividades de control
• Identificación, organización, y comunicación de la información
• Monitoreo.

12. ¿Qué relación existe entre control interno y auditoria?

El grado de confianza en el control interno constituye la base fundamental para definir el enfoque y alcance de las pruebas de auditoria. Por su parte las normas de auditoria, relativas a la ejecución del trabajo, exigen que el auditor evalúe y pruebe los controles internos, como punto de partida para definir la extensión de las pruebas.

13. ¿Cuál es la responsabilidad del Revisor Fiscal frente al Control Interno?

El artículo 207 numeral 5 del Código de comercio le asigna al revisor fiscal l a función de inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título. En la misma forma el numeral 6 del mismo artículo señala que el Revisor Fiscal debe impartir instrucciones, practicarlas inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanentes sobre los valores sociales.

14. ¿Quiénes deben participar en el diseño, implementación y mantenimiento de los sistemas de control interno?

Es responsabilidad de los siguientes funcionarios:

• Junta Directiva o Consejo de Administración: Establece la carta estratégica (misión, visión, objetivos, filosofía y valores), forja los lineamientos de cultura corporativa y las expectativas sobre integridad y valores éticos.
• La Gerencia: Debe asegurar la existencia de un ambiente propicio para el control y el autocontrol.
• Los directivos financieros: Propiciando calidad de la información e implementando efectivas formas de salvaguarda de activos.
• La auditoria interna: mediante evaluación y seguimiento permanente de la efectividad del sistema de control interno, retroalimentando a la administración
• El área jurídica: mediante la inspección permanente de los contratos, e instrumentos legales que permitan salvaguardar los bienes de la empresa.
• El personal de la organización: Observando y cumpliendo las normas políticas y procedimientos, interiorizando y viviéndole código de valores y la conducta ética, auto controlando sus resultados y reportando a la gerencia las incompatibilidades entre los procesos definidos y las necesidades corporativas.